3 Lợi Ích Của Công Cụ Kế Toán Dựa Trên Công Nghệ Điện Toán Đám Mây Dành Cho Những Chủ Doanh Nghiệp Nhỏ

Đâu là điểm chung giữa một đầu bếp bánh ngọt, một quản lý dự án xây dựng và giám đốc thiết kế sáng tạo? với tư cách là những người chủ doanh nghiệp nhỏ, mỗi người đều mở cửa hàng để phục vụ khách hang và làm những gì khách hàng yêu mến- mà không phải giành nhiều thời gian vào sổ sách hoặc công việc kế toán.

May mắn thay, chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ ngày nay có thể tận dụng sử phát triển không ngừng của những công cụ và công nghệ có tổ chức  để giảm bớt các vấn đề về quản lý hoá đơn, ngân phiếu và biên lai, đồng thời tăng thời gian theo đuổi các cơ hội kinh doanh mới. Những công cụ này ngày càng có sẵn như các dịch vụ dựa trên điện toán đám mây và hầu hết các doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc việc chuyển tiến trình công việc kế toán hiện tại sang điện toán đám mây.

Chính xác, đám mây là gì? Nó là phần mềm dựa trên điện toán đám mây hoặc phần mềm dịch vụ (SaaS) cung cấp cho người dùng khả năng truy cập vào công nghệ trên cơ sở thuê bao. Nhà cung cấp phần mềm đảm bảo lưu trữ tất cả các cơ sở dữ liệu cần thiết và máy chủ, và cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ truy cập dữ liệu của họ bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu thông qua kết nối internet.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có thể băn khoăn  liệu họ có thể kỳ vọng  rằng nó có cùng chức năng từ các chương trình kế toán dựa trên điện toán đám mây mà họ đã quen với các phiên bản máy tính để bàn truyền thống hay không? Mặc dù sự thật là các phiên bản dựa trên điện toán đám mây của các công cụ như QuickBooks có thể cung cấp chức năng hơi khác so với phiên bản dành cho máy tính để bàn, những phiên bản hiện tại của các công cụ trên đám mây thiếu chức năng mà họ tạo ra cho tính linh hoạt và tính khả thi lâu dài.

Các nhà cung cấp phần mềm có khả năng tiếp tục gỡ bỏ các giải pháp máy tính để bàn và hạn chế hoặc ngừng hỗ trợ, điều này có nghĩa là khách hàng chuyển việc quản lý công việc kế toán sang điện toán đám mây ngày nay sẽ không bị lung túng với một số sản phẩm không tương thích trong tương lai. Ngoài ra, các doanh nghiệp nhỏ nâng cấp việc quản lý kế toán sang  đám mây cũng có thể được hưởng một số lợi ích khác mà mô hình SaaS cho phép. Sau đây là một vài lợi ích:

  1. Cho phép tổ chức thông minh trong việc sắp xếp nhân công

Vì thông tin kế toán được lưu trữ trong đám mây có thể được thêm vào hoặc truy cập ở bất cứ đâu, các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng và dễ dàng hoàn thành công việc của họ bất cứ nơi đâu. Cho dù đại diện bán hàng cần thêm biên lai chi phí hoặc quản lý dự án cần kiểm tra hóa đơn cho nhà cung cấp, việc sử dụng các công cụ dựa trên đám mây sẽ giúp sắp xếp và truy cập thông tin quan trọng dễ dàng như chụp ảnh tài liệu hoặc tìm kiếm theo nhà cung cấp, số lượng hoặc theo ngày.

  1. Duy trì mối quan hệ và dễ dàng xác minh sự khác biệt.

Mối quan hệ với nhà cung cấp và nhà phân phối đóng một vai trò rất lớn trong sự thành công của nhiều doanh nghiệp nhỏ. Khi nhà cung cấp hoặc nhà phân phối đặt câu hỏi rằng tại sao hóa đơn chưa được thanh toán, các chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng các công cụ dựa trên điện toán đám mây có thể nhanh chóng tìm kiếm hóa đơn. Các công cụ điện toán đám mây tiên tiến cho phép các thành viên trong nhóm tìm kiếm hầu như bất kỳ thuật ngữ nào để định vị một hóa đơn và xác định xem liệu nó có bị bỏ lỡ hay không và thanh toán nó một cách nhanh chóng để duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.

  1. Sử dụng bộ ứng dụng bảo mật rộng hơn.

Các ứng dụng trên đám mây như QuickBooks Online và Neat không chỉ cung cấp quyền  truy cập thông tin và tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào mà còn tích hợp với các công cụ đám mây khác. Ngay khi một doanh nghiệp nhỏ bắt đầu sử dụng  công nghệ kế toán dựa trên công nghệ điện toán đám mây, thật dễ để trích xuất và sử dụng dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau và giảm thời gian dành cho việc nhập dữ liệu thủ công.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu kinh doanh vì họ đam mê – chứ không phải dành thời gian quản lý giấy tờ. Việc chuyển công việc quản lý  kế toán truyền thống sang các giải pháp dựa trên điện toán đám mây cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ giảm thời gian quản lý thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

Bạn viết có thể bạn quan tâm